अवकाश आवेदन प्रक्रिया, अवकाशों का संयोजन और छुट्टियाँ — व्यावहारिक गाइड

हर कर्मचारी EL, HPL, CCL की बात तो जानता है — लेकिन "अवकाश कैसे माँगें, कैसे जोड़ें, छुट्टियाँ कैसे prefix/suffix करें" — यह प्रक्रियागत ज्ञान अक्सर छूट जाता है। यह लेख उसी प्रक्रिया को सरल भाषा में समझाता है।

पहला सिद्धांत — अवकाश अधिकार नहीं है

CCS (अवकाश) नियम 1972 का नियम 7 स्पष्ट कहता है: "अवकाश को अधिकार के रूप में नहीं माँगा जा सकता।" सार्वजनिक सेवा की आवश्यकता होने पर सक्षम प्राधिकारी किसी भी प्रकार की अवकाश अस्वीकार या रद्द कर सकता है।

महत्वपूर्ण अपवाद: नियम 20 के तहत दी गई अवकाश (जब कर्मचारी के ड्यूटी पर वापस आने की संभावना न हो) को चिकित्सा प्राधिकारी की सलाह के बिना अस्वीकार या रद्द नहीं किया जा सकता — और चिकित्सा प्राधिकारी की सलाह सक्षम प्राधिकारी पर बाध्यकारी है।

एक और महत्वपूर्ण बात: सक्षम प्राधिकारी अवकाश अस्वीकार कर सकता है, लेकिन माँगी गई अवकाश का प्रकार नहीं बदल सकता — जब तक कर्मचारी स्वयं लिखित अनुरोध न करे।

अवकाश आवेदन — Form 1

कोई भी अवकाश आवेदन — चाहे पहली बार हो या विस्तार के लिए — अवकाश स्वीकृत करने के अधिकार वाले प्राधिकारी को Form 1 में देना होगा। इसमें शामिल है:

• नाम, पद, विभाग/अनुभाग और वेतन;
• HRA और अन्य प्रतिपूरक भत्ते;
• माँगी गई अवकाश का प्रकार और अवधि, और जिस तिथि से चाहिए;
• prefix/suffix करने के लिए प्रस्तावित रविवार/छुट्टियाँ;
• अवकाश का आधार;
• पिछली अवकाश से वापसी की तिथि और उसका प्रकार/अवधि;
• क्या आने वाली अवकाश में LTC लेने का प्रस्ताव है; और
• अवकाश के दौरान का पता।

विकलांग कर्मचारियों के लिए विशेष प्रावधान

यदि कोई सरकारी कर्मचारी विकलांगता के कारण स्वयं आवेदन या चिकित्सा प्रमाण पत्र जमा नहीं कर सकता, तो उनकी ओर से निम्नलिखित व्यक्ति यह कर सकते हैं:

• जीवनसाथी;
• अविवाहित होने पर माता-पिता;
• वयस्क संतान (दत्तक सहित), भाई या बहन; या
• विकलांग व्यक्ति अधिकार अधिनियम 2016 की धारा 14 के तहत सीमित अभिभावकता प्राप्त व्यक्ति।

ऐसा आवेदन कर्मचारी द्वारा स्वयं किया गया माना जाता है।

अवकाश खाता — Form 2

प्रत्येक सरकारी कर्मचारी का Form 2 में अवकाश खाता रखा जाता है। राजपत्रित कर्मचारियों के लिए यह लेखा अधिकारी (Audit Officer) रखता है; अराजपत्रित कर्मचारियों के लिए कार्यालयाध्यक्ष (या अधिकृत अधिकारी)।

पात्रता सत्यापन अनिवार्य है — नियम 16 के अनुसार, अवकाश खाता रखने वाले प्राधिकारी से पात्रता रिपोर्ट प्राप्त किए बिना अवकाश स्वीकृत नहीं की जा सकती। अवकाश स्वीकृति आदेश में EL/HPL शेष अवश्य दर्शाना होगा।

यदि सत्यापन में देरी होगी — सक्षम प्राधिकारी उपलब्ध जानकारी के आधार पर 60 दिन तक की अनंतिम अवकाश दे सकता है, जो बाद में सत्यापन पर संशोधित होगी।

अवकाश कब नहीं दी जा सकती

नियम 17 साफ कहता है: यदि सक्षम दंडदायी प्राधिकारी ने किसी कर्मचारी को बर्खास्त करने, हटाने या अनिवार्य सेवानिवृत्ति देने का निर्णय ले लिया है — तो उसे अवकाश नहीं दी जाएगी। यह नियम कर्मचारी को अनुशासनात्मक कार्रवाई से बचने के लिए अवकाश में "छुप जाने" से रोकता है।

अवकाश शुरू और खत्म कब होती है

नियम 21 के अनुसार:

• अवकाश प्रभार हस्तांतरण की तिथि से शुरू होती है।
• अवकाश उस दिन से पूर्व के दिन समाप्त होती है जिस दिन कर्मचारी ड्यूटी ज्वाइन करता है।

(नियम 22 के prefix/suffix प्रावधानों के अनुसार संशोधन के अधीन।)

छुट्टियों के साथ अवकाश का संयोजन — नियम 22 (सबसे पूछा जाने वाला प्रश्न!)

"मेरी अवकाश शुक्रवार को समाप्त होती है और शनि-रविवार छुट्टी है — तो क्या मैं सोमवार को ड्यूटी ज्वाइन कर सकता हूँ?"

गैर-चिकित्सा अवकाश के लिए

यदि अवकाश शुरू होने से ठीक पहले या समाप्त होने के ठीक बाद रविवार/छुट्टियाँ हैं — तो कर्मचारी को स्वचालित रूप से अनुमति मानी जाती है कि वह पहले की छुट्टियों के बाद स्टेशन छोड़े और बाद की छुट्टियों के बाद ड्यूटी ज्वाइन करे — जब तक प्रशासनिक कारणों से यह अनुमति विशेष रूप से वापस न ली गई हो।

यह "स्वचालित अनुमति" तीन शर्तों के अधीन है:

1. प्रभार हस्तांतरण में प्रतिभूति/धन की जिम्मेदारी न हो (स्थायी अग्रिम को छोड़कर);
2. जल्दी जाने से किसी अन्य कर्मचारी को तुरंत कहीं और से स्थानांतरित करने की ज़रूरत न हो; और
3. देर से आने से किसी कवर कर्मचारी के स्थानांतरण में देरी न हो।

चिकित्सा आधार पर अवकाश के लिए

जब कर्मचारी चिकित्सकीय रूप से बीमार प्रमाणित हो:

• प्रमाणीकरण तिथि से ठीक पहले की छुट्टियाँ → स्वचालित रूप से prefix
• प्रमाणीकरण तिथि (और बाद की छुट्टियाँ) → स्वचालित रूप से suffix

जब कर्मचारी ड्यूटी के लिए चिकित्सकीय रूप से फिट प्रमाणित हो:

• फिटनेस प्रमाणीकरण तिथि के बाद की छुट्टियाँ → स्वचालित रूप से suffix

वेतन और भत्तों पर प्रभाव

जब तक सक्षम प्राधिकारी अन्यथा न करे:

• यदि छुट्टियाँ prefix की गई हैं → अवकाश (और वेतन/भत्ते में कोई बदलाव) छुट्टियों के बाद के दिन से प्रभावी होगी।
• यदि छुट्टियाँ suffix की गई हैं → अवकाश उस दिन समाप्त मानी जाएगी जिस दिन वह बिना suffix के समाप्त होती, और वेतन/भत्ते उस दिन से प्रभावी होंगे।

अवकाश के बीच में वापस बुलाना — नियम 23

यदि सरकारी कर्मचारी को अवकाश समाप्त होने से पहले वापस बुलाया जाए, तो यह सभी मामलों में अनिवार्य वापसी मानी जाती है। इसके अधिकार स्थान के अनुसार अलग हैं:

अवकाश से वापसी — नियम 24

• स्वीकृत अवकाश समाप्त होने से पहले वापस आने के लिए अवकाश स्वीकृत करने वाले प्राधिकारी की अनुमति ज़रूरी है।
• सेवानिवृत्ति-पूर्व अवकाश पर गया कर्मचारी नियुक्ति प्राधिकारी की सहमति के बिना वापस नहीं आ सकता।
• चिकित्सा प्रमाण पत्र पर अवकाश से वापसी पर Form 5 में फिटनेस का चिकित्सा प्रमाण पत्र देना होगा।
• अवकाश से वापस आने पर कर्मचारी स्वचालित रूप से पुराने पद पर नहीं जाता — उसे अवकाश स्वीकृत करने वाले प्राधिकारी को सूचित करना होगा और आदेशों की प्रतीक्षा करनी होगी।

अवकाश खाते में गलतियाँ — क्या करें

अवकाश खाते में गलती का संदेह हो तो:

• अपनी सर्विस बुक की मूल प्रति (जो कार्यालयाध्यक्ष के पास है) का अवलोकन Form 2 से करें।
• हर अर्धवार्षिक क्रेडिट और कटान का मिलान करें।
• किसी भी विसंगति पर तुरंत लिखित अभ्यावेदन दें — सेवानिवृत्ति से पहले तक प्रतीक्षा न करें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न